TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Imatran Ratsastajat ry (Yhdistys)

Osoite: Maneesikuja 4

Puhelin: 040 846 6751

Sähköposti: tarja.juotasniemi-rutanen@storaenso.com

Yhteyshenkilö: pj Tarja Juotasniemi-Rutanen

Rekisterin nimi: Laskupiste, aiemmin Tilauskone

1. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen asiakkaiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta laskutusta ja maksujen seurantaa sekä perintää varten henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita laskutukseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn kotipaikka (osoite);
• Rekisteröidyn/huoltajan sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn/huoltajan puhelinnumero;
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot.

1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään ja lasten kohdalla Rekisteröidyn vanhemmilta/holhoojilta.

1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys ei luovuta henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Alaikäisten tietoja ei luovuteta.

1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

1. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä. Tällä hetkellä profilointi ei ole käytössä.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen tietosuojavastaavan, Katri Savinaisen osoitteeseen katri.savinainen@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Imatran Ratsastajat ry

pj Tarja Juotasniemi-Rutanen

Maneesikuja 4

55400 Imatra

1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.5.2018.